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企业管理制度精要-第三章 3.2.4 文书档案管理制度

时间:2016-05-06 来源:无忧自考网 责任编辑:txj

    3.2.4 文书档案管理制度
    涉及规范文书档案管理工作的流程准则,都属于文书档案管理的制度内容。在建立全面的文书档案管理工作之前,须对文书档案管理工作做深入了解。

    1.公文的类别
    公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作的重要工具。一股而青,公文分为如下类别:
    (1)请示。请上级指示和批准。
    (2)报告,向上级机关汇报工作。
    (3)指示。对下级机关布置工作。
    (4)布告、公告、通告。阐明工作活动的指导原则.对公众公布应当遵守或周知的事项.用“布告”。向国内外宣布重大事件,用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或通知的事件,用“通告”。
    (5)批复。答复请示事项,用“批复”,
    (6)通知。传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”。
    (7)通报。表扬好人好事用“通报”。
    (8)决定、决议。传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,某些问题或者重大行动作出安排,要求贯彻执行的事项,用“决议”。
    (9)函。平行的或不相隶属的单位之间互相商洽上作,向有关主管部门请示批准等询问或答复问题,用”函”。
    (10)会议纪要。传达会议议定书项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行,用“会议纪要”。


    2.公文格式
    公文格式一般包括:标题、主送单位(部门)、正文、附件、单位印章、发文时间、势送(抄报)单位(部门)、公文字号、主题词等。
    (1)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容.并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
    (2)向上级请求的公文,一般只写一个主送单位(部门).如果同时需要上报另一个上级单位(部门),可以用抄报的形式。
    (3)发文时间.以领导签发日期为准;联合行文.以最后单位签发的日期为准。
    (4)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。只标明主办单位(部门)的公文编号。
    (5)公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和件数。
    (6)收发文单位(部门)应写单位(部门)全称或规范化简称。联合发文,应将主办单位(部门)排列在前,
    (7)文字一律从左至右横写横排。
    (8)公文纸一般用l6开,在左侧装订,”通告”等则根据实际行文关系,确定用纸大小.
    3.档案管理制度
    企业在从事各项活动中,形成并积累了大量的企业档案。企业档案管理工作的基本任务是:按照一定的原则和要求,科学地管理企业档案,积极地开发企业档案信息资源,及时、准确地为相关部门提供企业档案,为企业的长远发展服务,
    与企业档案管理的工作内容类似.档案管理制度的基本内容也主要由两部分组成,一是企业档案行政管理工作制度,二是企业档案业务建没工作制度。 

   (1)企业档案行政管理丁作制度。一般是指对企业档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导等的行为准则规范。
    (2)企业档案业务建设工作制度。一般是指对企业文件材料形成、积累、整理和归档的管理、监督与指导的行为准则规范,主要规定企业档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和企业档案信息资源的开发利用等工作。

 

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