7.2.2  采购制度体系

  从采购流程分析，我们的采购制度体系应该包含对外的供应商管理制度，对内的需求度 管理制度、采购管理制度和人员管理制度，以及由此产生的库存管理管及采购审计制度。

1.采购需求管理制度

    需求环节的主要管理制度是采购需求管理制度，该制度主要是规范需求的产生、业务需求向采购需求的转化、需求规格说明书的形成这一过程。需求环节是采购的开始．其管理的好坏直接关系到采购能否成功．所以，这一方面的管理是采购管理制度的基础制度。

2.供应商管理制度

    供应商管理是企业在采购中必须控制和管理的环节，也是采购部门对外管理的重要职责。
    供应商管理环节主要涉及如何进行供应应市场的评价、供应商的筛选、供应商筛选标准、供应商淘汰标准和淘汰制度、供应商合作管理模式以及供应商绩效管理等。
    该环节的管理主要是通过制定供应商管理制度来规范企业在该环节面临的所有管理问题。

3.采购合同类管理制度

    采购合同是采购环节进行实质性交易，界定买卖双方权利和义务的书面文件。建立有效的采购合同管理制度，不仅能够提高采购效率，同时，能够有效地规避采购中的合同风险。

    1)采购合同管理制度。

    该制度主要用于规范采购合同样本、采购合同的生成，合同审核与签署、合同的备案管理与合同监控等行为。
    采购合同管理与规范并不是法律部门的控制事项，而是采购部门关心与控制的核心事项，法律部门仅仅是协助采购部门进行法律风险控制。

    2)采购交易管理制度。

   采购合同管理制度主要是规范采购合同文本和签署过程的文件。采购交易管理制度主要用于规范采购方式的选择、采购议价与询价、交易条件限制等采购询价、谈判和确定供应商的采购过程。
    该制度是采购交易的原则和指导性制度，用于规范采购核心的议价管理环节，如：采购交易规定议价的供应商数量不得少于三家等，使交易环节形成竞争态势。但是，实质性交易时，这只是一个指导原则，因为有些供应市场为笼断性市场，只有一家供应商在供应，就不可能产生多家供应商的竞争状态。

    3)采购合同执行管理制度。

    在与供应商签订合同后．并不代表采购过程结束，而是应该按照合同要求．监督供应商进行合同制定。不同的合同，其监督执行的方法不同．如：重要采购合同，在合同签订后需要对执行的全过程和结果进行监控；但是，一般合同（即不重要和合同金额小的采购合同），我们-一般只监控其执行结果，对过程很少监控。
    合同执行管理制度是规范合同执行中的各种管理行为，如合同跟踪管理方法；跟踪管理过程中异常问题的处理和反馈；合同执行过程中与供应商的沟通和监控；对供应商执行合同的结果进行报告和处理。
    合同执行管理制度需要明确合同执行过程中必要的单证接收和处理。如：交货单、货物入库单、进口物品的提单、供应商提交的发票等。   
 
    4)采购结算管理制度。

    采购结算管理制度是用来规范采购合同中约定的采购标的物交付后，按照合同应该对  供应商进行付款的支付行为．包括结算需要的单证、结算审批流程、支付方式、合同执行中要求的扣款行为、合同关闭等。   
    一般来说，在没有异常情况下,合同结算管理是某个合同约定下．采购活动的最后一  个环节。该制度需要注意的是，在结算过程中，对供应商未完成或未按照合同完成货物或  服务交付时，如何按照合同作出相应的惩罚或扣款。 
   
    5)采购物料入库管理制度。 

    采购物料入库管理制度是用于规范采购合同约定的采购标的物到达后．如何进行货物的接收，如何进行货物的常规检验．接收货物应该产生什么样的单证以及单证的流转；如何记录货物接收状况：如何反映货物接收结果等。采购货物入库是采购物流的最后流程，是我们按照合同接收货物最火键的环节，该环节是采购商与供应商之间进行物权转移和资金债权债务关系形成的核心环节。
    货物接收入库后．将进入采购物料的质检环节，最后进行支付程序。

4. 其他管理制度

    1)采购库存控制制度。

    采购库存控制制度是规范库存管理行为的。一般包括库存量控制、库存盘点控制、库存周转控制、采购物料呆滞品和损耗品管理。

    2)采购人员职业道德管理制度。

    采购人员职业道德管理制度又称为采购人员职业道德规范。该制度是用来指导采购人员的自身管理行为，明确采购人员道德底线，约束采购人员工作行为的制度。主要用于规范采购人员与供应商之间的交往行为，约束采购人员随意性的个人行为。
    采购人员职业道德规范是采购管理制度中唯—专门针对采购人员的一项管理制度。

    3)采购审汁制度。

    一般来说，建立采购审训制度的企业越来越多。，采购审计制度本身是约束采购行为的，它与财务审计制度的差别是：采购审计制度主要是针对采购过程进行检查，审计采购行为是否在既定的采购管理规范下进行，一般不直接针对诸如采购价格等发表意见，只对采购过程中的不合规行为进行审视．检查和报告。

    4)采购风险管弹制度。

    企业的 采购过程．实质上也是一个风险加大的商务活动过程。采购风险管理制度是规范在什么情况下会产生预计的采购风险，预计风险将要发生时如何进行报告与反馈．如何进行采购风险的管理和规避，以及将风险最小化。