7.1.4   采购控制的基础环节

    采购控制中最核心的部分是控制采购流程，所以，采购流程中涉及的一些重要管理环节，是采购控制的基础环节。从流程的角度来说，采购管理的范围是从内部客户及需求产生到采购合同签订及执行，直至合同关闭。

1.内部客户管理环节

    采购人员具有双面角色：当面对供应商时，你是采购方，但当你面对内部客户时，也就是提出采购需求的业务部门时，你是供应商。所以，采购人员的任务就是在充分了解业务部门的需求和供应市场的基础上，帮助公司做出正确的采购决定。
    内部客户管理主要是对内部客户的采购需求进行标准化，形成采购规格说明书，这包括：采购标的物界定．采购物品的质量、性能标准，采购需求数量计划、时间计划等。

2.采购资金预算管理环节

    采购的资金预算管理，是采购工作作为企业战略管理工作中重要的一步，它应是开展采购工作的方向性指导。一般来说，采购的资金预算与企业整体运营预算同步进行。通常情况下，中期预算（预算周期为一年的采购预算）对实际采购管理工作有直接影响，当期的采购策略均须遵循它的指导，并且也是评估最终采购管理业绩的指标，它在企业的销售预算、生产预算、历史采购成本以及供应市场分析的基础上制定出年度原材料成本水平、所需物料的数量、库存控制指标，以及采购资金的使用额度与使用期间，同时，采购资金的使用计划也是财务部门的现金流管理计划中重要的数据依据。短期预算，通常为每个月或每周所做的预算更新，它实质是对中期预算的执行与调整，它最重要的责任是分析计划或实际发生的差异，即销售与生产预算由于市场变化而与计划产生的差异，根据变化及时调整采购策略和采购资金需求。

3.  采购计划环节

    企业的采购计划是根据牛产计划产生的物料需求计划、库存计划、采购市场状态等进行综合分析，从而生成采购计划。
    一般来说，根据生产安排而产生的物料需求计划，其物料提供首先是查询库存数量，并扣减库存数量，产生不足或低于安全库存标准时，生成采购订单，采购员依据采购订单按要求下订单给供应商，以补足库存。物料采购计划的发生最重要的是一些基础数据和条件的分析，如每种物料的最小采购批量、安全库存量、采购周期、交货及时率，这些数据影响着库存控制指标，所以非常重要。当然要获得好的数据，前提是要有大量的供应商管理工作．并建立好的供应商列表或供应商数据库。

4.供应市场分析环节

    采购人员的基础工作是需要进行供应市场分析，通过供应市场分析，掌握供应市场的状态，进行市场判断。供应市场分析有助于我们在后续的供应商选择和谈判中根据市场状态，采取相应的采购策略，制定采购政策。
    该环节一般会分析供应市场供应商的数量和规模、各供应商市场占有情况、供应商的地域分布及物流状况、供应市场产品质量的一般状况、供应市场的价格趋势及价格影响因素。

5.供应商开发环节

    供应商开发是由采购部牵头，在公司内部组成一个跨部门的团队共同完成的，它至少应包括质量部、技术部和采购部；首先由采购部进行资源搜索，其来源渠道可以是多方面的，采购部将依据公司对供应商选择的基本定位，原材料质量要求、技术水平，成本、物流服务水平要求等因素进行搜索和初步评估，并将初步评估结果在公司内部相关部门通报，同一类物料一般要提供至少2-3家资源备选，再出采购部、质量部和技术部一同对备选资源根据实际情况要求决定其进一步的评估方法和手段．如实地考察与评估等．最后由三个部门针对采购服务、质量保证、技术服务三个方面进行打分评估，三个方面均没有各项具体的要求与衡量标准，三方面要求巾，每一方面均要达到及格评分才可作为合格供应商，进入合格供应商名录或供应商数据库，任何一方面的评分低于及格线均视为不合格供应商，如有异议，评估团队可向公司上一级总经理请示合议。

6.供应商选择和评估环节
    在有采购的具体采购需求时，我们需要根据具体的采购需求对供应商进行有针对性的选择和评估。这部分主要包括：
    ·用哪种工具进行询价及谈判（比如：e-sourcing，e-auction．等）
    ·选择和评估供应商的标准
    ·供应商关系
    ·重要的合同条款要求
    在有具体需求进行采购时，我们涉及的采购方式主要有：议价采购、选择性招标、公开招标、电子采购等。每种方式都有其优点和不足，我们在采购管理制度体系中应该对采购方法有一个指导性原则，即在各种不同的采购条件下．应该采取的采购方式。
   针对交易供应商的评估点一般包括：
  ·供应商对于采购方的反应是否及时、准确
  ·供应商自身的生产能力、管理能力、供应能力等
  ·价格体系
  ·交货条件
  ·售后服务
  ·产品质量，等等
  在该环节中，还涉及价格的谈判和确定。谈判有很多技巧，可与项目组一同制定谈判计划来进行，目的是得到最优化的价格、最好的服务条款和最合适的交货条件等。

7.合同管理环节

    采购中的合同管理环节涉及合同的签订、合同的执行和合同的管理及档案管理。
    合同签订时．最主要的问题是如何规避合同中的风险，如何在合同中明确相应的采购要求．如合同标的物的描述、质量的界定、交货的要求、价格的明确与界定、双方权利与义务的明确、合同中的惩罚性条款等。合同签订环节，各公司的法务部门均会参与，以避免合同风险，但是我们需要注意的是，法务部门仅仅从法律要求及条文上进行规避，真正的商务风险还是需要采购部门及相关的技术等部门进行控制和管理。
    在合同签订后．我们需要关注的就是合同执行跟踪和执行状态监控。合同执行环节涉及采购物料入库、合同的结算管理、合同执行中出现不合格品的处理等。

    ·采购物料交付管理

    采购合同签订后，采购员根据采购合同或订单的要求，跟催供应商的交货状态，要求供应商务必准确、及时交付．并由收货单位仓库收货员验收和检查。检查项目包括：外包装状态是否良好，外包装标识是否完整清楚，原材料品名、数量与交货日期是否是采购订单相符，如有不符，则立即通知采购人员处理，原则上，采购人员发现与采购合同或订单不符的交货，应通知供应商退旧：收货检验无误的，则收货员将质检申清单与实物一并交由质量部进行质量检验，质量检验合格者入库上架，不合格者则移入不良品区域，采购人员获得合格入库信息后，町将此采购订单关闭．转入结算阶段，不合格进入不良品区域的原材料，采购人员应立即与供应商安排退换货事宜。

    ·不合格品管理

    采购物料入库后．通过质检发现不合格品，进行单独管理．并由采购员与供应商进行沟通，协商处理办法。处理方法有退货、维修、报废等，无论采用哪种处理方法，均需要明确以下问题：处理费用、货物补充等。

    ·采购结算管理

    如果货物交付并正常验收，应该按照合同要求进行付款处理．不同的合同，其结算付款要求不同，如预付、货到付款、延期付款，比较多的情况是延期付款（如交货后30天内支付等j。对于账期，合同不同，账期不同，一般会有30-90天不等的付款账期。采购人员在提出付款申请时，必须核查入库单与不良品记录，入库单、发票等单证是否齐全．并确认没有待处理事宜，即由采购经理审批后，交由财务部付款，并及时将结算发票交给财务部。

8.采购库存控制环节

  采购库存的考核和控制是采购部门的职责。如何管理好采购库存，是采购管理的任务之一，采购部门在进行采购前，一般都会评审公司的库存状态和库存的周转状态，以确定采购订货时间和批量等。采购库存控制的关键在于采购与库存计划的制定、采购员对采购订单的管理与执行，以及库房管理的安全与准确。原材料采购计划的制定是一个重要的节点，采购者依据市场部需求量的分析、生产能力的分析与安排以及原材料供应商的服务水平和供应能力，制定出采购计划。